Le Magenmagot est l’instance chargée, d'une part, d'analyser et de juger les infractions IRL au règlement de Poudlard12, et d'autre part d’analyser et de juger les réclamations et contestations de sanctions ou de décisions prises à l’encontre d’un membre par la Direction du Poudlard12.

Un à deux responsables sont nommés par l’association à chaque assemblée générale pour une durée d’un an. Afin d’assurer l’indépendance de l’institution, ils ne peuvent faire partie de la direction du site.

Rôles du responsable :

• Constituer le panel de jurés pour le Magenmagot.
  
• Réceptionner les demandes d’affaire envoyées par hiboux ou courriel.
  
• Préparer l’instruction des affaires (tirage au sort des jurés, vérification des antécédents, demande des anciens comptes des parties prenantes, etc.)
  
• Faire respecter les délais de la procédure aux membres des jurys.
  
• Contacter les différentes parties au nom du Magenmagot.
  
• Communiquer publiquement les décisions et sanctions prises par le Magenmagot.

Concernant les membres du panel, ceux-ci sont sélectionnés au sein d’un panel de membres se mettant à la disposition du Magenmagot. Pour chaque affaire, le responsable tirera au sort 5 membres afin de constituer le jury de l'affaire traitée.

Conditions d'accès au panel :

• Être membre du site depuis plus de 6 mois.
  
• Ne pas avoir été banni au cours de la dernière année.
  
• Ne pas avoir reçu de sanctions pour une infraction grave modérée par la direction ou le Magenmagot au cours des 6 derniers mois.

Les membres du panel et le responsable du Magenmagot doivent accepter de signer la charte du Mangenmagot, reprenant notamment leurs engagements ainsi que la confidentialité dont ils doivent faire preuve pendant et après le traitement d'une affaire. Le non-respect de cette charte pourra déboucher sur une exclusion du panel ou un renvoi de la fonction de responsable.

Déroulement d’une affaire

Chaque affaire dispose d’un cadre clair, permettant le bon déroulé des affaires traités par le Magenmagot.

Saisie : Le Magenmagot peut être saisi par n’importe quel membre par mail, ou hibou adressé au responsable, pour un fait qui ne concerne pas obligatoirement la personne qui le contacte. Le Magenmagot peut également s’auto-saisir, sur demande du responsable et/ou des membres du panel.

Nomination des membres (7 jours) : Le responsable tire au sort 5 membres du panel pour constituer le jury de l'affaire. Il vérifie, pour chaque membre, si ils sont aptes à juger l’affaire, ou si des liens de promiscuité avec l’un ou l’autre des parties amènent à remplacer un ou plusieurs membres par un autre membre du panel. Un jury de 5 membres doit pouvoir être formé à l’issue de cette phase.

Enquête (7 jours) : le responsable contacte, par mail, les différentes parties de l’affaire, afin de récolter leurs témoignages, versions, et preuves. Si après 7 jours aucune réponse n'est reçue par mail, le responsable du Magenmagot contacte la partie concernée par hibou via le site. Si après 7 autres jours aucune réponse n'est reçue par hibou, l'affaire est discutée sans les informations de la partie concernée. Le responsable peut également contacter le C.A. pour obtenir des informations concernant l'une ou l'autre partie (anciens comptes, anciennes sanctions, etc.)

Preuves acceptées : Tout screen de moins de 5 ans. Il peut s'agir aussi bien de screens issus du site que de screens issus de l'extérieur du site.

Analyse (10 jours) : les membres du Mangemagot analysent les preuves reçues, interrogent au besoin les parties pour éclaircir des points via le responsable.
Les échanges sont détenus dans un document type google doc, dont seul le responsable a les accès en écriture, les membres du Magenmagot ayant accès en lecture.

Rendu du verdict (3 jours) : les membres du Magenmagot rendent leur verdict au responsable, qui le communique aux parties, et le lendemain l’annonce officiellement sur le topic dédié. Les échanges ni le compte rendu ne sont rendus publics, juste la décision. Le responsable demande ensuite l'application des sanctions via les personnes concernées.

Sanctions : Le Magenmagot peut prendre des sanctions liées au site Poudlard12 (colle, rétrogradation, bannissement temporaire ou définitif) et liées aux plateformes qu’il gère (bannissement des groupes facebook, de l’association si il en est membre, de l’ensemble des sites gérés par TGP, etc.). Il peut également solliciter le bureau pour, dans les cas plus graves, demander un dépôt de plainte IRL.

À noter qu'une preuve pourra être acceptée et utilisée dans le cadre de plusieurs affaires.