Les rencontres Harry Potter

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Une rencontre ?

Les rencontres Harry Potter sont des événements au cours desquels les membres de Poudlard12 se rencontrent dans la vraie vie autour du thème magique qu'est Harry Potter.

Les rencontres sont organisées dans tous les pays francophones où résident des Pédouziens : France, Belgique, Canada, Maroc et autres ! La ville change souvent, de même que les périodes (autant en été, qu'à Halloween ou même à l'occasion du Nouvel An).

Il en existe différentes sortes : la plus populaire est la Journée Harry Potter (JHP), qui se déroule généralement sur une journée. Avec le temps, les journées sont parfois devenues des week-end (WHP) voire même des semaines entières (SHP) consacrées à ces rencontres exceptionnelles.

Retenez surtout qu'une rencontre, c'est l'occasion rêvée pour faire la connaissance d'autres personnes partageant votre passion pour Harry Potter autour d'animations, de jeux, de discussions, avec rires et émotions garantis !

Les rencontres Harry Potter peuvent être classées en deux catégories, selon leur type d'organisation :

  • Les rencontres indépendantes : qui sont organisées de manière libre et indépendante par ses organisateurs.

    Il s'agit généralement de sorties, rencontres dans un parc et autres activités qui ne demandent pas un encadrement spécifique.

  • Les rencontres officielles, qui sont organisées avec l'aide et le soutien de l'association Twelve Grimmauld Place.

    Ces rencontres, généralement des JHP ou WHP, bénéficient d'un cadre légal, les organisateurs sont encadrés et accompagnés dans la préparation de leur rencontre par l'association, garantissant aux participants le bon déroulement de la rencontre et son suivi.

L'anecdote du professeur Binns

La première JHP a été organisée par Kestrel, ancienne directrice de Poudlard12, le 28 août 2006. Durant toute une journée, les pédouziens se sont évadés et affrontés à travers des épreuves inspirés du monde créé par J.K. Rowling.

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Comment participer à une rencontre ?

La section Rencontres Sorciers-Moldus

La section "Rencontres Sorciers-Moldus" est l'endroit rêvé si vous voulez en apprendre plus sur les rencontres Harry Potter : portoloin.

Vous y trouverez les présentations des différentes rencontres en préparation, ainsi que d'autres événements concernant des événements liés à l'actualité de la saga Harry Potter : des marathons Harry Potter aux Nuits des Livres Harry Potter, en passant par les Assemblées Générales de l'association Twelve Grimmauld Place ou encore des pièces de théâtre et autres conventions.

Chaque membre est libre de proposer un projet de rencontre, tout comme d'y participer.

S'inscrire à une rencontre

Lorsque qu'une rencontre ouvre ses inscriptions, les organisateurs de cette dernière postent sur le topic concerné le formulaire d'inscription, qu'ils vous demandent d'envoyer par mail ou hibou.

Ce formulaire contient les informations essentielles aux organisateurs pour pouvoir organiser leur rencontre, avec entre autres vos dates d'arrivée et de départ, si vous avez besoin d'un logement, vos informations de contacts, problèmes de santé éventuels et allergies alimentaires. Ces informations ne sont conservées que le temps de la rencontre.

N.B : Ne communiquez jamais d'informations personnelles directement sur le topic de la rencontre ou de la JHP, envoyez-lez toujours par hibou ou mail pour plus de sécurité.

Prochaines rencontres

TitreDate(s)
[WHP] Nouvel an pédouzien : Episode 230/12/2018 - 01/01/2019

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©Vitali Tea

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Comment organiser une rencontre ?

Introduction

Les rencontres Harry Potter peuvent être classées en deux catégories, selon leur type d'organisation :

  • Les rencontres indépendantes : qui sont organisées de manière libre et indépendante par ses organisateurs.
  • Les rencontres officielles, qui sont organisées avec l'aide et le soutien de l'association Twelve Grimmauld Place.

Organiser une rencontre peut paraître compliqué et presque infaisable sans dix ans d'expérience... et bien non ! En général, il suffit d'un peu de temps et surtout d'organisation. Quelques éléments sont à prendre en compte bien entendu, mais il ne faut pas se décourager à peine l'idée posée.

Le principal mot d'ordre est : amusez-vous. Créez un événement qui vous ressemble, qui vous amuse, auquel vous aimeriez participer et le tour sera joué !

Voici quelques astuces et conseils pour bien organiser votre rencontre.

Bien préparer

Avant de se lancer dans l'organisation de sa rencontre, il faut bien la préparer, notamment en se posant quelques questions-clefs :

  • Quel est le thème de ma rencontre ?
    Est-ce une Journée Harry Potter autour d'une histoire et avec des activités ? Une sortie au cinéma pour aller voir le dernier film ? La visite d'une exposition Harry Potter ? Un marathon des films chez moi ?
  • Quand réaliser ma rencontre ?
    Privilégiez les week-end et les vacances scolaires afin qu'un maximum de membres puissent être disponibles et se déplacer jusqu'au lieu de la rencontre. La période de l'année choisie influencera votre organisation : on n'organise pas les mêmes activités en été ou en hiver.
  • Où réaliser ma rencontre ?
    En ville, à la campagne, dans une salle, un parc ?
  • Combien de temps va-t-elle durer ?
    Une journée, un week-end, une semaine ?

Les réponses à ces questions vont vous permettre de mieux cerner votre projet, le nombre de membres qui pourront y participer, l'organisation des activités durant la rencontre, des pauses repas, des hébergements éventuels, du matériel nécessaire, etc.

Bien s'entourer

Pour bien préparer votre rencontre, n'hésitez pas à demander des conseils ou de l'aide à des personnes qui en ont déjà organisées par le passé. Elles pourront vous amener leur expérience, mais également des idées et vous accompagner dans l'organisation.

Twelve Grimmauld Place, l'association qui gère Poudlard12, propose un accompagnement personnalisé si vous décidez de rendre votre rencontre officielle. Elle pourra ainsi vous proposer :

  • une aide financière pour l'organisation et l'achat de matériel.
  • Un accompagnement légal pour la location de matériel ou de salle.
  • Une adresse mail dédiée pour gérer vos inscriptions.
  • Une sous-section d'organisation sur le forum.

Votre rencontre devra dès lors respecter la charte des rencontres officielles et sera organisée en partenariat avec l'association.

Si cela vous intéresse, contactez Twelve Grimmauld Place par mail à contact@twelvegrimmauldplace.fr (ce formulaire peut vous aider).

Bien organiser

Après avoir préparé votre rencontre, l'heure est venue de l'organiser.

Topic de présentation

Dans un premier temps, il vous faudra poster un topic pour la présenter dans la section "Rencontres Sorciers-Moldus".

Pensez bien à y préciser toutes les informations importantes concernant votre rencontre : date, lieu, participation demandée, nombre maximum de participants, hébergement prévu, etc.

Soyez clair et transparent sur votre organisation, afin de rassurer celles et ceux qui voudraient participer à votre rencontre. Pensez également à présenter suffisamment longtemps à l'avance votre projet de rencontre, pour que les gens puissent s'organiser et ne payent pas trop cher leur trajet pour s'y rendre.

Inscriptions

Il est toujours utile de procéder à des inscriptions, pour connaître le nombre de personnes qui participeront à votre rencontre et adapter votre organisation en conséquence.

Voici quelques conseils pour bien organiser vos inscriptions :

  • Ne demandez que les informations qui vous seront utiles pour l'organisation de la rencontre (pseudo, adresse mail, numéro de contact d'urgences, allergies, etc.)
  • Définissez une date de fermeture des inscriptions.
  • Demandez aux personnes s'inscrivant de le faire via hibou ou mail, pour retrouver plus facilement ces inscriptions et garantir la sécurité des informations transmises.
  • Soyez disponible pour répondre aux éventuelles questions et demandes qui pourront vous être formulées.
  • Confirmez chaque inscription en répondant à la personne et en lui précisant qu'elle est bien comptée dans la liste des participants.

Après la période d'inscription, instaurez un suivi avec les personnes inscrites, en les tenant au courant de l'organisation, en leur rappelant une semaine avant ce qu'elles ne doivent pas oublier ou prévoir pour la rencontre, etc.

Préparation du programme et des épreuves.

Pour ne pas vous retrouver perdu ou à devoir improviser le jour J, établissez et rédigez à l'avance le contenu de votre journée et les différentes activités que vous prévoyez :

  • Prenez bien en compte le temps d'arrivée des participantes et participants et les temps de déplacement jusqu'au lieu de votre rencontre.
  • Selon la ville et la période, renseignez-vous sur le temps qu'il fera et qui déterminera votre programme. Prévoyez un plan B si un événement climatique venait à compromettre votre organisation.
  • Ne chargez pas excessivement votre programme et prévoyez régulièrement des pauses. Comptez en général le double du temps que vous estimez nécessaire pour chaque activité.
  • Étudiez les possibilités de restauration, notamment pour le repas du midi... Et assurez-vous de la présence de toilettes à proximité du lieu de la rencontre !

Gestion de la rencontre

Le jour J est arrivé, vous voilà au commande votre rencontre !

Amusez-vous ! Votre rencontre ne doit pas être une source de stress, d'anxiété, mais un moment de joie, d'amusement et de plaisir.

Sachez rester concentré et disponible, et gardez en tête que votre rencontre ne se déroulera jamais comme vous l'avez souhaité lors de la préparation : il y aura toujours des surprises, des déceptions, des ratés et des grandes réussites.

Tant que les personnes qui participent à votre rencontre s'amusent et passent un bon moment, le pari est réussi !

N'oubliez pas également de bien charger votre téléphone pour rester joignable et prendre des photos et vidéos souvenirs de votre rencontre !

La Foire Aux Questions

Ici, toutes vos questions trouvent des réponses.

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Pour les parents des jeunes sorcières et sorciers

En tant que parent, il peut paraître stressant voire impensable de laisser son fils ou sa fille partir rencontrer des inconnus. Voici les points sur lesquels nous sommes régulièrement interrogés.

  • A partir de quel âge mon enfant peut-il participer ?

    L'âge moyen des personnes venant à nos rencontres varie, et s'y croisent des mineurs tout comme de jeunes majeurs, chacun y venant pour participer à une journée d'aventures et de jeux dans l'univers Harry Potter et un esprit bon enfant. Nous préconisons d'avoir au minimum 12 ans pour profiter pleinement du contenu de la journée.

  • Je ne suis qu'un moldu (une personne sans pouvoir magique), puis-je quand même vous contacter avant la rencontre ou même lors de la rencontre ?

    Bien entendu. Une fois dans le monde moldu, les organisateur ont avec eux leur téléphone portable. Ils s'engagent à être disponibles pour répondre à vos questions que ce soit en amont de la rencontre, ou pendant. Si vous en faites la demande, vous pouvez obtenir le numéro de téléphone de l'une des personnes en charge de l'organisation afin qu'elle réponde à toutes vos interrogations.

    Nous sommes presque tous passés par là, et il est parfois difficile de se lancer à la rencontre de personnes qu'on n'a jamais vues, mais rassurez-vous : tout s'est toujours très bien passé.

  • Puis-je venir accompagner mon fils ou ma fille ?

    Vous pouvez bien entendu accompagner votre enfant ! Après tout, les rencontres se passent dans plein de villes différentes, c'est même l'occasion pour votre enfant et vous-même de découvrir un nouvel endroit. En général, la journée se déroule dans un parc, vous pourrez tout à fait vous installez non loin de nous ou même participer à nos activités si vous le souhaitez.

  • Quel encadrement est prévu ?

    Les organisateurs s'assurent toujours qu'aucun participant ne se retrouve mis à l'écart ou de côté, et restent présents avec le groupe tout au long de la journée. Nous nous assurerons que les rencontres soient organisées et encadrées par des personnes majeures et responsables.

    Dans le cadre d'une rencontre, la consommation d'alcool ou autre drogue n'est pas autorisé, et les fumeurs sont invités à fumer loin du groupe.

    A la demande, nous allons chercher les personnes directement sur les lieux d'arrivée, qu'il s'agisse de gares, de lieux de covoiturage, de gares routières, ou même d'arrêts de transports en commun. De même, pour le moment du départ, personne n'est jamais laissé seul !

    Nous encourageons les jeunes sorciers à venir avec un téléphone portable pour être joignable toute la journée que ce soit par nous ou même par vous !

    De plus, nous prenons en compte les problèmes de santé ou les allergies de chaque participant. Nous adapterons au préalable les activités ou les repas s'ils sont prévus.

    Si la rencontre se passe sur plusieurs jours et que votre enfant dort sur place, les organisateurs vous communiqueront à la demande toutes les informations relatives à son hébergement, et s'assureront qu'il puisse se reposer dans de bonnes conditions.

  • Que se passe t-il en cas de problème ?

    Tout participant mineur à une rencontre doit faire signer une décharge à ses parents avant de pouvoir s'inscrire, et ceux afin de permettre aux organisateurs d'agir en cas de problème. En cas d'incident, ces derniers s'engagent à vous contacter pour gérer la situation avec vous.

    De nombreuses personnes sont souvent titulaires du BAFA et sont soit sensibilisés aux premiers secours, ou les maîtrisent. Dans tous les cas, tout est mis en oeuvre pour qu'aucune situation ne soit un danger pour qui que ce soit.

  • Qu'englobe la participation financière ?

    La participation financière demandée chaque participation permet aux organisateur de prendre en charge l'achat du matériel nécessaire aux activités, la nourriture et d'éventuels extras. Aucun bénéfice n'est fait sur ces participations, l'excédent est toujours rendu !

    Si la participation ne dépasse pas généralement les 10 eurors, elle peut être plus élevé, dans le cadre d'une rencontre importante, pour assumer la location d'une salle ou d'un lieu d'hébergement par exemple.

    La participation demandé et son détail sont toujours précisés sur le topic d'inscription de la rencontre, et est adaptée en fonction des activités et jours de présence auxquels votre enfant s'inscrit.

  • Y aura-t-il des photos prises et où seront-elles publiées ?

    Comme indiqué dans le formulaire d'inscription, il est possible que des photos soient prises, souvent pour illustrer les comptes-rendus ou pour donner des nouvelles aux autres Pédouziens depuis la page Facebook ou la section des rencontres.

    Chaque participant a également le droit de refuser au moment de son inscription que les photos où ils se trouvent soient publiées sur quelque plateforme que ce soit.

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Pour les jeunes sorcières et sorciers

Car il peut paraître très impressionnant de rencontrer de nouvelles personnes et de se déplacer loin de chez soi, nous avons sélectionné quelques questions pour t'aider à y voir plus clair.

  • J'ai des questions, beaucoup de questions !

    Alors déjà, n'hésite pas à lire la suite de cette Foire Aux Questions, tu y trouveras peut-être des réponses. Si ce n'est pas le cas, surtout, ne tarde plus et contacte l'un des organisateurs de la rencontre qui t'intéresse. Il pourra sûrement t'éclairer et même te rassurer !

  • Je suis super motivé, j'ai tout compris, mais... mes parents ne sont pas rassurés, ce sont des moldus après tout !

    Je comprends. Laisse les peut-être lire l'ensemble de cette page. Elle contient beaucoup d'informations qui pourront les éclairer sur toutes les rencontres déjà organisées qui se sont toujours bien passées. Et enfin, nous avons réalisé une petite Foire Aux Questions pour eux ! Ils y trouveront peut-être de quoi répondre à ces questions qui les inquiètent. Dans tous les cas, pense à leur dire de ne pas hésiter à contacter les organisateur de la rencontre, ils sauront trouver les mots, leur présenter leur projet et les rassurer.

  • Je ne connais personne, est-ce grave ?

    Bien sûr que non ! Au contraire. C'est l'occasion rêvée de mettre un visage sur des pseudos qui t'intriguent, de voir les membres du personnel au naturel, et surtout de te faire plein d'amis et de t'amuser toute la journée. D'ailleurs, les activités se déroulent par équipe, ce qui aide beaucoup à s'intégrer. De manière générale, nous faisons toujours en sorte que tout le monde se fasse une place dans le groupe et puisse faire connaissance avec tout le monde.

  • On va faire quoi déjà ? Combien de temps dure une rencontre ? Que dois-je prendre avec moi ?

    Il y aura de nombreuses activités qui te seront proposées. Les organisateurs essaient toujours d'innover, mais on retrouve généralement des énigmes, des épreuves plus sportives, des dégustations magiques, des mimes, etc. C'est assez vaste et il y en a toujours pour tous les goûts. D'ailleurs, si tu n'es pas à l'aise avec une épreuve, tu es libre de refuser d'y participer !

    De même, pour les affaires à prendre avec toi, cela varie en fonction de la journée organisée (vérifie le topic de la rencontre : des indications peuvent préciser la tenue à privilégier). Néanmoins, on conseille de prendre de bonnes chaussures pour être à l'aise pour marcher, de ne pas mettre la toute nouvelle tenue achetée la veille et de prendre des vêtements confortables. Enfin, une bonne bouteille d'eau car on risque de se dépenser et le soleil sera peut-être avec nous !

  • Suis-je obligé de dormir sur place ? Et si j'en ai besoin, est-ce possible ?

    Sache que si un logement est proposé, il n'est jamais obligatoire. Si tu as la possibilité de rentrer dès le samedi soir, ou de dormir chez un parent ou un ami, c'est possible. Néanmoins, si tu en as besoin, renseigne toi auprès des organisateurs, des solutions sont souvent proposées.

  • Comment cela se passe par rapport aux repas ?

    Cela change d'une rencontre à une autre. En général, il est souvent demandé aux participants de prévoir un pique-nique du midi ou des sous pour pouvoir se rendre à une boulangerie/supérette. De même, le soir selon le logement organisé, le repas peut être préparé directement par ton hôte ou être pris à l'extérieur. Cependant, il est important de bien te renseigner pour ne pas être pris au dépourvu !

  • Devra-t-on se déplacer durant la journée ? Par quel biais ?

    C'est très dépendant de chaque journée organisée... mais c'est toujours précisé au préalable. Il arrive parfois de devoir rejoindre le Parc grâce au métro/bus/tram, selon les villes, afin d'éviter de marcher très longtemps. C'est pour cela qu'il est souvent précisé de prévoir un peu de liquide, au cas où.

  • Si nous sommes en extérieur, est-ce qu'il y a un endroit où poser nos affaires ?

    Selon l'organisation, il est possible de déposer ses affaires chez un organisateur. Autrement, tous les sacs sont rassemblés à un endroit où les organisateurs y garderont toujours un oeil. Néanmoins, il est conseillé de n'emporter aucun effet de grande valeur monétaire ou sentimentale, afin de ne pas s'angoisser à cette idée.

  • Je ne peux pas courir ou marcher longtemps, ni manger certains aliments, c'est grave ?

    Bien sûr que non ! Il est important de bien le préciser lors de ton inscription. En fonction, les organisateurs s'adapteront afin de rendre ta rencontre aussi agréable que les autres, sans que tu y vois la moindre différence.

  • J'ai jamais voyagé, j'y connais rien en transport, je viens comment ?

    De nombreux moyens de transports s'offrent à toi, qu'il s'agisse du train, de l'avion, du car, ou des transports en commun. A toi de vérifier selon la date, les jours que tu veux passer sur place, et surtout le lieu. Oh et pense à regarder les covoiturages aussi : souvent c'est moins cher.

    Enfin, n'hésite pas à demander sur le topic si d'autres personnes habitent près de chez toi. On ne sait jamais, vous pourrez peut-être voyager ensemble (quelque soit le moyen de transport), cela créera des liens et fera que vous ne serez pas seuls en plus !

  • Puis-je participer sans avoir un compte sur Poudlard12 ? Un ami peut-il venir s'il n'a pas de compte ? Et mes parents ?

    Il est obligatoire d'avoir un compte pour s'inscrire à une rencontre. En effet, c'est important pour s'organiser, et aussi pour contrôler qui vient aux rencontres. Cela permet d'assurer la sécurité de tous et la meilleure organisation.
    Si ton ami souhaite venir, c'est tout à fait possible, mais propose lui de se créer un compte. Après tout, peut-être que cette aventure lui plaira même par la suite !

  • Je travaille à côté est-ce que je suis autorisé(e) à passer dire bonjour en cours de journée ?

    Oui bien sûr. Si possible, contacte les organisateurs quelques jours avant afin qu'ils ne s'étonnent pas de ta venue, et surtout qu'ils puissent te dire où ils se trouvent durant la journée pour que tu les rejoignes.

  • Quant à tes parents, c'est un peu différent. S'ils tiennent à venir pour se rassurer, c'est tout à fait possible. En l'occurrence, ils ne seront pas obligés de créer un compte. Pense bien à nous prévenir cependant qu'on ne se demande pas qui sont les adultes qui t'accompagnent !

  • Est-il obligatoire de payer ?

    Selon les sommes demandées ou l'utilisation de ces sommes, elles sont parfois nécessaires à l'organisation (achat de petit matériel, location de salle). Pense à bien te renseigner. Cependant, dans le cas d'argent demandé pour le logement, si tu n'en as pas besoin, bien entendu, tu n'auras pas à payer cette participation !

  • Puis-je m'inscrire et me désister si je ne peux plus venir ?

    Bien entendu ! Ce n'est pas un engagement définitif. Par contre, pense à bien prévenir les organisateurs dès que tu apprends que tu ne peux plus venir, ils pourront s'organiser autour de ce désistement et ne pas être pris au dépourvu (ou t'attendre le jour J !).

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Les comptes-rendus

De nombreuses rencontres ont eu lieu jusqu'à aujourd'hui. De la JHP à la SHP (Semaine Harry Potter), en passant par le Marathon Harry Potter ou par la découverte d'un Parc d'Attraction... tout est possible quand il s'agit de s'amuser !

Si la curiosité vous envahit, surtout n'hésitez plus : prenez ces retourneurs de temps qui vous ramèneront dans le passé pour revivre un peu de ces rencontres merveilleuses !

La seule question qu'il reste à poser est : jusqu'à quelle rencontre souhaitez-vous remonter ?!

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